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Gestão de Contratos da Área Jurídica

Escrito por Lucas Cassiano Seg, 09 de junho de 2008 13:28

Ao avaliar a atividade dos departamentos jurídicos, constata-se que grande parte do tempo dos advogados internos pode ser gasto com elaboração, análise, revisão, interpretação, negociação e exigência de cumprimento dos contratos que se originam da atividade empresarial da companhia e suas respectivas unidades de negócios.

A fim de auxiliar a área jurídica em sua missão diária de dar rápido andamento aos contratos e trazer maior satisfação aos seus clientes internos, elencamos algumas idéias sobre o assunto:

- Idéias de baixa complexidade para aplicação:

1) Mensurar o número e entender o tipo dos contratos submetidos ao departamento jurídico. A área jurídica pode criar um documento mestre para catalogar o tipo e a quantidade de contratos que lida em seu dia-a-dia, no intuito de criar informações estratégicas para futuras decisões quanto à distribuição mais eficiente do fluxo de trabalho dos contratos entre o departamento jurídico e as demais áreas da companhia;

2) Registrar informações adicionais de novos contratos, tais como cliente de origem, data de recebimento, advogado responsável pelo trabalho e tempo aproximado para realizar o trabalho. Essas informações auxiliam o cálculo do tempo de entrada do contrato na área jurídica até sua saída, o que permite questionar a adequação do tempo ao tipo de contrato e se é possível reduzir esse tempo de tramitação interna do contrato no departamento jurídico;

3) Entregar aos clientes internos questionários sobre os principais fatos envolvidos nos novos contratos e solicitar a data necessária para a devolução do contrato. É interessante possibilitar o preenchimento do questionário on line, a fim de facilitar a elaboração do contrato, por parte dos advogados, com utilização das respostas inseridas no referido documento digital, evitando-se retrabalho com digitação. A fixação de data para devolução expõe a celeridade esperada pelos clientes internos e o grau de urgência exigido para devolução do contrato.

4) Estabelecer com seus clientes internos prazos certos para a devolução dos diversos tipos de contratos. Isto evita reclamações de demora, aumenta a satisfação dos clientes internos e a produtividade da área jurídica, porquanto esta passa a trabalhar com o cumprimento de metas claras para execução do serviço jurídico e os clientes ficam cientes dos prazos de devolução dos contratos, o que evita que estes exijam entrega de contratos em prazos humanamente impossíveis;

5) Remover a responsabilidade dos advogados de buscar na empresa outras pessoas que também devem assinar o contrato. Esta é uma das tarefas que podem ser classificadas como “trabalho quase-jurídico”, este reduz a produtividade da área jurídica desnecessariamente. O advogado pode repassar o fardo de buscar a assinatura aos próprios clientes internos ou estagiários;

6) Criar formulários on line de preenchimento dos contratos usados com maior freqüência. Os contratos dessa categoria podem ser aqueles que envolvem questões singelas, cuja elaboração não demanda utilização de um advogado. Assim, os clientes internos podem iniciar o preenchimento on line dos contratos, agilizando o trabalho do departamento jurídico, que precisará apenas fazer a revisão, sem perder tempo com busca e agrupamento das informações e posterior digitação destas.

7) Melhorar a comunicação aos clientes quando a revisão do contrato estiver concluída. Tenha a resposta de conclusão do contrato em um modelo on line que tanto o advogado como o paralegal possa preencher e encaminhar, por via e-mail, aos clientes para informar a conclusão da revisão. Sistematize esse procedimento de maneira que os advogados não desperdicem seu tempo com a necessidade de elaborar sempre um novo e-mail ou realizar uma ligação para dar o retorno de conclusão do contrato ao cliente.

- Idéias de média complexidade para aplicação:

1) Criar um grupo de prática contratual na empresa. O grupo de prática contratual pode compartilhar diversos modelos de contrato, criar consensos sobre como devem ser tratadas questões específicas emergentes dos contratos, bem como compartilhar e disseminar o aprendizado teórico e prático de Direito Contratual. Empresas que possuem advogados dispersos, em diferentes unidades de negócios, encontram no grupo de estudos contratuais um ambiente e motivo propício para a troca de informações, a qual é prejudicada pela descentralização da atividade jurídica;

2) Designar um coordenador de contratos em cada unidade de negócios ou em determinadas equipes de trabalho. O coordenador pode ser treinado para desempenhar algumas tarefas de paralegal em seu próprio departamento e unidade de negócio. Os coordenadores de contratos também podem ser o liame de comunicação entre o departamento jurídico e sua respectiva unidade de negócio;

3) Crie um repositório de todos os contratos elaborados. As próprias secretárias do departamento jurídico e seus paralegais podem ser os responsáveis por armazenar os contratos no sistema. Para evitar confusão de minutas, é importante separar os contratos que estão sendo negociados daqueles que foram enviados pelo departamento jurídico em sua versão final. A utilidade do repositório contratual dependerá da organização desenvolvida pela área jurídica, esta precisará criar convenções de nomes e de subdiretórios para as espécies contratuais, a fim de que os advogados, paralegais e secretárias tenham a sua disposição precedentes contratuais úteis à agilização do trabalho. A função do repositório de contratos evita a “reinvenção da roda" toda vez que o departamento jurídico precisa elaborar um contrato;

4) Doutrinar os clientes internos. Se a área jurídica acredita em um modelo de clientes dotados de auto-suficiência e poder de decisão, é importante investir na educação dos funcionários da empresa. O departamento jurídico pode ministrar, anualmente, treinamentos ou palestras in-company no intuito de transmitir às diversas áreas da empresa as noções jurídicas básicas dos contratos e sua forma de interpretação. Com esta atitude, os clientes internos já podem, desde o início das negociações, solver eventuais violações e problemas jurídicos futuros, sem, necessariamente, deixar que isto seja percebido tão-somente quando da revisão do instrumento contratual na área jurídica;

5) Equilibrar a revisão jurídica e as decisões de negócio. Os advogados podem ranquear os contratos conforme os riscos envolvidos, a fim de dar informações estratégicas para a tomada de decisão dos gerentes no fechamento dos negócios. Quando se trata de avaliar riscos jurídicos, ninguém melhor do que o próprio advogado para fazer a referida avaliação e informar os riscos aos gestores, pois o advogado é o profissional técnico capaz de compreender a amplitude jurídica das atitudes negociais dos seus clientes;

6) Mapear o fluxo dos contratos do início ao fim. Os processos de trabalho presentes na tramitação dos contratos, quando mapeados, esclarecem o tempo de cada fase do trâmite contratual e quem está envolvido nisto. Após elaboração do mapeamento, a área jurídica pode identificar maneiras de tornar mais célere a tramitação contratual;

7) Criar categorias contratuais para tratamentos diferenciados. Podemos citar, por exemplo, a criação de uma cláusula de barreira que impede o encaminhamento de contratos com valores inferiores à R$ 5.000,00 (cinco mil reais) ao departamento jurídico. Isto evita a dispersão das energias da área jurídica com atividades de pouca importância para a geração de resultados positivos para a companhia;

8) Divulgar aos clientes internos orientações gerais sobre contratos. Caso você não consiga passar, diretamente, orientações gerais sobre contratos aos seus clientes, crie um documento de repostas às “perguntas mais freqüentes” sobre contratos e envia por e-mail aos departamentos da empresa ou deixe o documento disponível na Intranet e no site do departamento jurídico;

9) Afastar a administração dos contratos dos advogados internos. As unidades de negócio e os departamentos podem designar um ou mais administradores de contratos que executam a tarefa de preparar os contratos rotineiros e usam a base de dados de contratos para registrar datas importantes como renovações, mudança de valores e requisição de informações. Ademais, em determinadas situações, as renovações podem ser realizadas pelos administradores de contratos sem passar pelos advogados internos.

A aplicação de algumas das idéias elencadas ao longo do presente artigo torna a área jurídica mais eficiente na gestão de seus contratos. Isto concede aos advogados internos mais tempo para a execução de outras tarefas que, igualmente, agregam valor à companhia, tais como exarar orientações jurídicas aos executivos, interpretar leis, avaliar riscos jurídicos e gerenciar escritórios de advocacia. Portanto, organizar a gestão de contratos aumenta a produtividade do departamento jurídico e sua probabilidade de atingir resultados melhores.

Lucas Cassiano. Especialista em Direito Empresarial pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), advogado do escritório Bastos & Vasconcellos Chaves Advogados Associados, Coordenador Executivo do curso Gestão Estratégica de Departamentos Jurídicos e de Escritórios de Advocacia da Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos), co-autor do blog “Gestão de Departamento Jurídico” (http://departamentojuridico.blogspot.com)
Referência: “Drowning in Contracts?” de Rees W. Morrison